Política de privacidade

• Coletamos só o necessário pra prestar o serviço, atender obrigação legal ou pelo nosso interesse legítimo de melhorar o produto.
• Não vendemos dado pessoal. Nunca.
• Não usamos dado de cliente pra treinar modelos de IA fora do escopo daquele cliente.
• Conta Google (Gmail, Google Drive) só é acessada se você conectar — e você pode desconectar quando quiser. Detalhes na seção 10.
• Assistente de IA (ChatGPT e outros) só alcança o Hub se você autorizar — e você revoga quando quiser. Detalhes na seção 11.
• Você pode pedir acesso, correção, exclusão ou portabilidade dos seus dados a qualquer momento.
• Nosso DPO atende em [email protected], com prazo de 15 dias.

SIMPLAFY LTDA, CNPJ 41.209.892/0001-12, com sede em SAUS Quadra 4, Bloco A, Sala 513, Asa Sul, Brasília/DF, é a controladora dos dados pessoais coletados em seu site e produtos institucionais.

Para dados inseridos por clientes na Plataforma (mensagens de pacientes, prontuários, contatos comerciais), a Simplafy atua como operadora, processando dados conforme instruções documentadas do Cliente.

• Prestar os serviços contratados (operação da Plataforma, suporte, faturamento);
• Cumprir obrigações legais (fiscais, regulatórias, judiciais);
• Comunicar atualizações, manutenções e novidades de produto;
• Melhorar a Plataforma com base em métricas agregadas e anonimizadas;
• Prevenir fraudes e abusos.

• Execução de contrato — operação da Plataforma e atendimento;
• Cumprimento de obrigação legal — emissão de NF-e, retenção fiscal;
• Legítimo interesse — segurança, prevenção a fraudes, melhoria de produto via dados agregados, e contato comercial com quem criou conta na Plataforma (ver seção 7), sempre com direito de oposição;
• Consentimento — comunicações de marketing (sempre revogável) e conexão de contas de terceiros, como Google (sempre revogável);
• Tutela da saúde — quando aplicável a dados sensíveis no Saúde, sob orientação de profissional habilitado.

Compartilhamos dados estritamente com operadores e parceiros essenciais para a prestação do serviço, todos sob contrato de confidencialidade e cláusulas LGPD:

• Provedores de infraestrutura em nuvem no Brasil e na Europa, fora de clusters de hiperescala compartilhados;
• Gateways de mensageria (Meta/WhatsApp, Twilio);
• Google LLC (APIs do Gmail e do Google Drive) — somente para as contas que o próprio usuário conectar;
• O provedor do assistente de IA que o próprio usuário conectar (ex.: OpenAI, no caso do ChatGPT) — somente os dados que o assistente consultar, por instrução do usuário (ver seção 11);
• Gateways de pagamento (Stripe, Pagar.me);
• Ferramentas internas (CRM, helpdesk, monitoramento);
• Autoridades, mediante ordem judicial ou requisição legal válida.

Os dados são processados em ambiente cloud no Brasil e na Europa. Quando há transferência internacional (ex.: ferramentas hospedadas no exterior), aplicamos cláusulas-padrão e/ou enquadramento em hipóteses do art. 33 da LGPD.

• Dados cadastrais ativos: enquanto durar a relação contratual;
• Conta criada no Simplafy Hub sem plano contratado: é apagada 30 dias após o cadastro, com aviso por e-mail no 3º e no 25º dia;
• Contato comercial de quem criou conta no Simplafy Hub: ficam no CRM da Simplafy apenas nome, e-mail e telefone, junto com a etapa do relacionamento (cadastrou, é cliente ou encerrou), enquanto houver relacionamento comercial, inclusive depois que a conta é encerrada ou apagada. Nenhum outro dado fica no CRM. Você pode pedir a exclusão a qualquer momento pelo canal da seção 12;
• Dados fiscais: 5 anos após o fato gerador (Decreto 7.212/2010);
• Logs de segurança: 6 meses (Marco Civil, art. 15);
• Backups: rotação de 90 dias.

A LGPD garante a você os direitos de:

• Confirmação da existência de tratamento;
• Acesso aos dados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação;
• Portabilidade;
• Eliminação dos dados tratados com base em consentimento;
• Informação sobre compartilhamento;
• Revogação de consentimento.

Para exercer, acesse o canal LGPD.

Usamos cookies essenciais (autenticação, preferências) e analíticos (métricas agregadas). Você pode gerenciar suas preferências em /preferencias-de-cookies.

O Simplafy Hub permite que um usuário conecte a própria conta Google para usar o Gmail como canal de atendimento (receber e responder e-mails de dentro do Hub, inclusive com apoio do agente de IA da organização) e para importar arquivos do Google Drive para a base de conhecimento. Esta seção descreve, de forma específica, o que fazemos com os dados dessas contas. Nada aqui acontece sem que o usuário conecte a conta pela tela de autorização do próprio Google.

10.1. O que acessamos

10.2. Como guardamos

• As credenciais de acesso (tokens OAuth) ficam armazenadas cifradas (AES-256-GCM) nos servidores da Simplafy e nunca são exibidas a ninguém, nem mesmo a administradores da organização.
• Os e-mails recebidos pelo canal e os arquivos importados do Drive passam a integrar o Conteúdo do Cliente daquela organização, sob as mesmas regras de retenção, exclusão e segurança desta Política e da página de segurança.
• A partir da conexão, as mensagens novas que chegam à caixa conectada são copiadas para a Plataforma, com anexos de até 10 MB. Mensagens anteriores à conexão não são importadas.

10.3. Uso limitado — o que não fazemos

O uso e a transferência, pela Simplafy, de informações recebidas das APIs do Google obedecem à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use). Na prática:

• Usamos os dados apenas para oferecer e melhorar as funcionalidades voltadas ao usuário descritas acima;
• Não vendemos, não usamos para publicidade e não transferimos esses dados a terceiros, exceto sub-operadores necessários à prestação do serviço, por exigência legal ou com o seu consentimento;
• Nenhuma pessoa da Simplafy lê o conteúdo desses e-mails ou arquivos, salvo com autorização expressa do usuário, para fins de segurança (ex.: investigar abuso) ou por obrigação legal;
• Não usamos dados obtidos das APIs do Google para treinar ou aperfeiçoar modelos de IA generalistas. O agente de IA da organização só processa essas informações para responder o atendimento daquela mesma organização.

10.4. Como desconectar

• No Hub, em Canais, use Remover canal no canal Gmail ou remova a conexão do provedor Gmail no mesmo painel; a conexão do Google Drive é removida na Base de Conhecimento. A partir daí a Plataforma deixa de acessar a conta.
• Recomendamos revogar o acesso também no Google, em Conta Google → Segurança → Apps de terceiros com acesso à conta: isso invalida na hora a credencial guardada pela Simplafy.
• Para excluir e-mails e arquivos já importados, use as ferramentas de exclusão da Plataforma ou o canal LGPD.

O Simplafy Hub permite que um usuário conecte um assistente de IA — como o ChatGPT, o Claude ou outro compatível com o protocolo MCP — para consultar informações e executar tarefas no Hub conversando. A conexão só acontece depois que o usuário entra no Hub e autoriza o assistente numa tela do próprio Simplafy, escolhendo a organização e o que o assistente pode fazer. O assistente nunca alcança mais do que aquele usuário já alcança no Hub. Regras completas na página Simplafy MCP.

11.1. Dados que coletamos por essa via

• Cadastro do assistente: nome informado pelo próprio assistente, endereços de retorno da autorização e permissões que ele pode pedir.
• Autorização: qual usuário autorizou, em qual organização, com qual papel, quais permissões foram concedidas e quando cada credencial vence. As credenciais em si não são guardadas: guardamos só um resumo criptográfico (hash) que permite reconhecê-las.
• Registro de operações: a cada ação do assistente, guardamos qual credencial e usuário agiram, a organização, a ferramenta usada, se foi leitura ou alteração, o resultado, a quantidade e os identificadores dos registros alcançados (até 50 por operação), o momento e o tempo de resposta. Dos parâmetros enviados, guardamos apenas identificadores, filtros e paginação — nunca texto livre, como observações ou descrições. O conteúdo das respostas enviadas ao assistente não é guardado nesse registro.

11.2. Para que usamos

• Conferir, a cada chamada, se o assistente continua autorizado e dentro das permissões concedidas;
• Permitir que o usuário e a organização vejam e revoguem as conexões ativas;
• Segurança, investigação de abuso e prestação de contas à organização sobre o que foi feito em seu nome.

11.3. Compartilhamento com o provedor de IA

Os dados que o assistente consultar saem do Simplafy e vão para o provedor de IA que o usuário escolheu (por exemplo, a OpenAI, no caso do ChatGPT). A partir daí, o tratamento é regido pelos termos e pela política de privacidade daquele provedor, que a Simplafy não controla. Esses dados podem incluir dados pessoais de contatos e clientes da organização. Não enviamos nada ao provedor além do que o assistente pede em nome do usuário.

11.4. Retenção

• Credencial de acesso: vale 15 minutos e é renovada automaticamente pelo assistente.
• Credencial de renovação: vale até 30 dias e é trocada a cada uso. A conexão se mantém enquanto o assistente for usado dentro desse prazo, até ser revogada.
• Registro de operações: 12 meses; depois disso é apagado por uma rotina diária automática.

11.5. Como revogar

• No Hub, em Configurações → Meu perfil → Meus assistentes, use Revogar na conexão desejada. O assistente perde o acesso a partir dali, sem esperar a credencial vencer.
• Administradores da organização podem ver e revogar as conexões de todos os membros e limitar quais papéis e áreas do Hub os assistentes alcançam, em Configurações → Controle de assistentes.
• O próprio assistente também pode encerrar a conexão pelo endereço padrão de revogação (/api/oauth/revoke).
• Revogar interrompe o acesso futuro, mas não alcança dados já enviados ao provedor de IA: para esses, use os controles e canais daquele provedor. Para pedidos sobre seus dados na Simplafy, use o canal LGPD.

Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO):

• E-mail: [email protected]
• Endereço: SAUS Quadra 4, Bloco A, Sala 513, Asa Sul, Brasília/DF
• Prazo de resposta: 15 dias corridos

In one page

• Simplafy Hub accounts created without a plan are deleted 30 days after sign-up, with e-mail notices on day 3 and day 25. Only the name, e-mail and phone of the person who signed up stay in Simplafy's CRM, with the relationship stage (signed up, customer or closed), even after the account is closed or deleted, based on legitimate interest. No other data goes to the CRM. You can ask us to delete it at any time.

• We collect only what is needed to provide the service, meet a legal obligation, or pursue our legitimate interest in improving the product.
• We do not sell personal data. Ever.
• We do not use customer data to train AI models outside the scope of that customer.
• A Google account (Gmail, Google Drive) is only accessed if you connect it — and you can disconnect at any time. Details in section 10.
• An AI assistant (ChatGPT and others) only reaches the Hub if you authorize it — and you can revoke it at any time. Details in section 11.
• You may request access, correction, deletion or portability of your data at any time.
• Our DPO is reachable at [email protected], with a 15-day response time.

1. Data controller

SIMPLAFY LTDA, Brazilian tax ID (CNPJ) 41.209.892/0001-12, headquartered at SAUS Quadra 4, Bloco A, Sala 513, Asa Sul, Brasília/DF, Brazil, is the controller of personal data collected through its website and institutional products.

For data entered by customers into the Platform (patient messages, medical records, business contacts), Simplafy acts as a processor, handling data under the customer's documented instructions.

2. Data we collect

3. Purposes

• Provide the contracted services (Platform operation, support, billing);
• Comply with legal obligations (tax, regulatory, judicial);
• Communicate updates, maintenance windows and product news;
• Improve the Platform based on aggregated, anonymized metrics;
• Prevent fraud and abuse.

4. Legal bases (LGPD, art. 7)

• Performance of a contract — Platform operation and support;
• Legal obligation — tax invoicing, tax retention;
• Legitimate interest — security, fraud prevention, product improvement through aggregated data, and commercial contact with people who created an account on the Platform (see section 7), always with the right to object;
• Consent — marketing communications (always revocable) and connection of third-party accounts, such as Google (always revocable);
• Protection of health — where applicable to sensitive data in Simplafy Saúde, under the guidance of a licensed professional.

5. Who we share data with

We share data strictly with processors and partners essential to providing the service, all bound by confidentiality agreements and LGPD clauses:

• Cloud infrastructure providers in Brazil and Europe, outside shared hyperscale clusters;
• Messaging gateways (Meta/WhatsApp, Twilio);
• Google LLC (Gmail and Google Drive APIs) — only for accounts the user chooses to connect;
• The provider of the AI assistant the user chooses to connect (e.g. OpenAI, for ChatGPT) — only the data the assistant reads, on the user's instruction (see section 11);
• Payment gateways (Stripe, Pagar.me);
• Internal tools (CRM, helpdesk, monitoring);
• Authorities, upon a court order or valid legal request.

6. International transfers

Data is processed in cloud environments in Brazil and Europe. Where an international transfer occurs (e.g. tools hosted abroad), we rely on standard contractual clauses and/or the hypotheses of art. 33 of the LGPD.

7. Retention

• Active account data: for the duration of the contractual relationship;
• Simplafy Hub account created without a plan: deleted 30 days after sign-up, with e-mail notices on day 3 and day 25;
• Commercial contact of the person who created a Simplafy Hub account: only name, e-mail and phone stay in Simplafy's CRM, with the relationship stage (signed up, customer or closed), while there is a commercial relationship, including after the account is closed or deleted. No other data goes to the CRM. You can ask us to delete it at any time through the channel in section 12 (Contact);
• Tax data: 5 years after the triggering event (Decree 7,212/2010);
• Security logs: 6 months (Brazilian Internet Act, art. 15);
• Backups: 90-day rotation.

8. Your rights as a data subject

The LGPD grants you the rights to:

• Confirmation that processing takes place;
• Access to your data;
• Correction of incomplete, inaccurate or outdated data;
• Anonymization, blocking or deletion;
• Portability;
• Deletion of data processed on the basis of consent;
• Information about sharing;
• Withdrawal of consent.

To exercise these rights, use the LGPD channel.

9. Cookies

We use essential cookies (authentication, preferences) and analytics cookies (aggregated metrics). You can manage your preferences at /preferencias-de-cookies.

10. Connected Google accounts (Gmail and Google Drive)

Simplafy Hub lets a user connect their own Google account to use Gmail as a customer-service channel (receive and reply to e-mails from inside the Hub, including with help from the organization's AI agent) and to import files from Google Drive into the knowledge base. This section describes specifically what we do with data from those accounts. Nothing described here happens unless the user connects the account through Google's own authorization screen.

10.1. What we access

10.2. How we store it

• Access credentials (OAuth tokens) are stored encrypted (AES-256-GCM) on Simplafy servers and are never displayed to anyone, not even organization administrators.
• E-mails received through the channel and files imported from Drive become part of that organization's Customer Content, subject to the same retention, deletion and security rules of this Policy and the security page.
• From the moment of connection, new messages arriving at the connected mailbox are copied into the Platform, with attachments up to 10 MB. Messages received before the connection are not imported.

10.3. Limited Use — what we do not do

Simplafy's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. In practice:

• We use the data only to provide and improve the user-facing features described above;
• We do not sell it, do not use it for advertising, and do not transfer it to third parties except sub-processors needed to provide the service, when required by law, or with your consent;
• No Simplafy staff reads the content of those e-mails or files, except with the user's explicit authorization, for security purposes (e.g. investigating abuse), or when required by law;
• We do not use data obtained from Google APIs to develop, improve or train generalized AI or machine-learning models. The organization's AI agent only processes this information to answer that same organization's customer-service conversations.

10.4. How to disconnect

• In the Hub, under Channels, use Remove channel on the Gmail channel or remove the Gmail provider connection in the same panel; the Google Drive connection is removed in the Knowledge Base. From then on the Platform no longer accesses the account.
• We recommend also revoking access at Google, under Google Account → Security → Third-party apps with account access: this immediately invalidates the credential stored by Simplafy.
• To delete e-mails and files already imported, use the Platform's deletion tools or the LGPD channel.

11. Connected AI assistants (ChatGPT and others)

Simplafy Hub lets a user connect an AI assistant — such as ChatGPT, Claude or any other client compatible with the MCP protocol — to look up information and perform tasks in the Hub through conversation. The connection only happens after the user signs in to the Hub and authorizes the assistant on a Simplafy screen, choosing the organization and what the assistant may do. The assistant never reaches more than that user already reaches in the Hub. Full rules on the Simplafy MCP page.

11.1. Data we collect through this path

• Assistant registration: the name declared by the assistant itself, its authorization redirect addresses and the permissions it may request.
• Authorization: which user authorized it, in which organization, with which role, which permissions were granted and when each credential expires. The credentials themselves are not stored: we keep only a cryptographic hash that lets us recognize them.
• Operation log: for each assistant action, we record which credential and user acted, the organization, the tool used, whether it was a read or a change, the result, the number and identifiers of the records reached (up to 50 per operation), the time and the response latency. Of the parameters sent, we keep only identifiers, filters and pagination — never free text such as notes or descriptions. The content of the responses sent to the assistant is not stored in this log.

11.2. How we use it

• To check, on every call, that the assistant is still authorized and within the granted permissions;
• To let the user and the organization see and revoke active connections;
• Security, abuse investigation and accountability to the organization for what was done on its behalf.

11.3. Sharing with the AI provider

The data the assistant reads leaves Simplafy and goes to the AI provider the user chose (for example, OpenAI, for ChatGPT). From then on, processing is governed by that provider's terms and privacy policy, which Simplafy does not control. This data may include personal data of the organization's contacts and customers. We send nothing to the provider beyond what the assistant requests on the user's behalf.

11.4. Retention

• Access credential: valid for 15 minutes and renewed automatically by the assistant.
• Refresh credential: valid for up to 30 days and replaced on every use. The connection stays active while the assistant is used within that period, until it is revoked.
• Operation log: 12 months; after that it is deleted by an automatic daily routine.

11.5. How to revoke

• In the Hub, under Configurações → Meu perfil → Meus assistentes (Settings → My profile → My assistants), use Revogar (Revoke) on the connection. The assistant loses access from then on, without waiting for the credential to expire.
• Organization administrators can see and revoke all members' connections and limit which roles and Hub areas assistants can reach, under Configurações → Controle de assistentes (Settings → Assistant control).
• The assistant itself can also end the connection through the standard revocation endpoint (/api/oauth/revoke).
• Revoking stops future access but does not reach data already sent to the AI provider: for that data, use that provider's controls and channels. For requests about your data at Simplafy, use the LGPD channel.

12. Contact

Data Protection Officer (DPO):

• E-mail: [email protected]
• Address: SAUS Quadra 4, Bloco A, Sala 513, Asa Sul, Brasília/DF, Brazil
• Response time: 15 calendar days