Política de privacidad

• Recopilamos solo lo necesario para prestar el servicio, cumplir una obligación legal o por nuestro interés legítimo de mejorar el producto.
• No vendemos datos personales. Nunca.
• No usamos datos de clientes para entrenar modelos de IA fuera del ámbito de ese cliente.
• A una cuenta de Google (Gmail, Google Drive) solo se accede si la conectas — y puedes desconectarla cuando quieras. Detalles en la sección 10.
• Un asistente de IA (ChatGPT y otros) solo llega al Hub si lo autorizas — y puedes revocarlo cuando quieras. Detalles en la sección 11.
• A un canal de YouTube solo se accede si la empresa lo conecta y activa cada función. Detalles en la sección 12.
• Puedes solicitar acceso, corrección, eliminación o portabilidad de tus datos en cualquier momento.
• Nuestro DPO atiende en [email protected], con un plazo de 15 días.

SIMPLAFY LTDA, CNPJ (identificación fiscal de Brasil) 41.209.892/0001-12, con sede en SAUS Quadra 4, Bloco A, Sala 513, Asa Sul, Brasília/DF, Brasil, es la responsable de los datos personales recopilados en su sitio web y en sus productos institucionales.

Para los datos ingresados por los clientes en la Plataforma (mensajes de pacientes, historias clínicas, contactos comerciales), Simplafy actúa como encargada del tratamiento, procesando los datos según las instrucciones documentadas del Cliente.

• Prestar los servicios contratados (operación de la Plataforma, soporte, facturación);
• Cumplir obligaciones legales (fiscales, regulatorias, judiciales);
• Comunicar actualizaciones, mantenimientos y novedades del producto;
• Mejorar la Plataforma con base en métricas agregadas y anonimizadas;
• Prevenir fraudes y abusos.

• Ejecución de contrato — operación de la Plataforma y atención;
• Cumplimiento de obligación legal — emisión de NF-e, retención fiscal;
• Interés legítimo — seguridad, prevención de fraudes, mejora del producto mediante datos agregados, y contacto comercial con quien creó una cuenta en la Plataforma (ver la sección 7), siempre con derecho de oposición;
• Consentimiento — comunicaciones de marketing (siempre revocable) y conexión de cuentas de terceros, como Google (siempre revocable);
• Tutela de la salud — cuando aplique a datos sensibles en Simplafy Saúde, bajo la orientación de un profesional habilitado.

Compartimos datos estrictamente con encargados y socios esenciales para la prestación del servicio, todos bajo contrato de confidencialidad y cláusulas de la LGPD:

• Proveedores de infraestructura en la nube en Brasil y Europa, fuera de clústeres de hiperescala compartidos;
• Pasarelas de mensajería (Meta/WhatsApp, Twilio);
• Google LLC (APIs de Gmail y de Google Drive) — solo para las cuentas que el propio usuario conecte;
• Google LLC (YouTube API Services) — solo para los canales que la empresa conecte; las respuestas que ella publica van a YouTube (ver la sección 12);
• El proveedor del asistente de IA que el propio usuario conecte (p. ej., OpenAI, en el caso de ChatGPT) — solo los datos que el asistente consulte, por instrucción del usuario (ver la sección 11);
• Pasarelas de pago (Stripe, Pagar.me);
• Herramientas internas (CRM, helpdesk, monitoreo);
• Autoridades, mediante orden judicial o requerimiento legal válido.

Los datos se procesan en entornos de nube en Brasil y Europa. Cuando hay transferencia internacional (p. ej., herramientas alojadas en el exterior), aplicamos cláusulas estándar y/o el encuadre en las hipótesis del art. 33 de la LGPD.

• Datos de registro activos: mientras dure la relación contractual;
• Cuenta creada en Simplafy Hub sin plan contratado: se elimina 30 días después del registro, con aviso por correo electrónico el 3.º y el 25.º día;
• Contacto comercial de quien creó una cuenta en Simplafy Hub: permanecen en el CRM de Simplafy solo el nombre, el correo electrónico y el teléfono, junto con la etapa de la relación (se registró, es cliente o terminó), mientras haya relación comercial, incluso después de que la cuenta se cierre o se elimine. Ningún otro dato permanece en el CRM. Puedes solicitar la eliminación en cualquier momento por el canal de la sección 13;
• Datos fiscales: 5 años después del hecho generador (Decreto 7.212/2010);
• Registros de seguridad: 6 meses (Marco Civil, art. 15);
• Copias de seguridad: rotación de 90 días.

La LGPD te garantiza los derechos de:

• Confirmación de la existencia de tratamiento;
• Acceso a los datos;
• Corrección de datos incompletos, inexactos o desactualizados;
• Anonimización, bloqueo o eliminación;
• Portabilidad;
• Eliminación de los datos tratados con base en el consentimiento;
• Información sobre la compartición;
• Revocación del consentimiento.

Para ejercerlos, accede al canal LGPD.

Usamos cookies esenciales (autenticación, preferencias) y analíticas (métricas agregadas). Puedes gestionar tus preferencias en /preferencias-de-cookies.

Simplafy Hub permite que un usuario conecte su propia cuenta de Google para usar Gmail como canal de atención (recibir y responder correos desde dentro del Hub, incluso con apoyo del agente de IA de la organización) y para importar archivos de Google Drive a la base de conocimiento. Esta sección describe, de forma específica, qué hacemos con los datos de esas cuentas. Nada de lo descrito aquí ocurre sin que el usuario conecte la cuenta mediante la pantalla de autorización del propio Google.

10.1. A qué accedemos

10.2. Cómo los almacenamos

• Las credenciales de acceso (tokens OAuth) se almacenan cifradas (AES-256-GCM) en los servidores de Simplafy y nunca se muestran a nadie, ni siquiera a los administradores de la organización.
• Los correos recibidos por el canal y los archivos importados de Drive pasan a formar parte del Contenido del Cliente de esa organización, bajo las mismas reglas de retención, eliminación y seguridad de esta Política y de la página de seguridad.
• A partir de la conexión, los mensajes nuevos que llegan al buzón conectado se copian a la Plataforma, con archivos adjuntos de hasta 10 MB. Los mensajes anteriores a la conexión no se importan.

10.3. Uso limitado — lo que no hacemos

El uso y la transferencia, por parte de Simplafy, de la información recibida de las APIs de Google cumplen la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). En la práctica:

• Usamos los datos únicamente para ofrecer y mejorar las funcionalidades orientadas al usuario descritas arriba;
• No los vendemos, no los usamos para publicidad y no los transferimos a terceros, salvo subencargados necesarios para la prestación del servicio, por exigencia legal o con tu consentimiento;
• Ninguna persona de Simplafy lee el contenido de esos correos o archivos, salvo con autorización expresa del usuario, con fines de seguridad (p. ej., investigar un abuso) o por obligación legal;
• No usamos datos obtenidos de las APIs de Google para entrenar o perfeccionar modelos de IA generalistas. El agente de IA de la organización solo procesa esta información para responder la atención de esa misma organización.

10.4. Cómo desconectar

• En el Hub, en Canales, usa Remover canal en el canal de Gmail o quita la conexión del proveedor Gmail en el mismo panel; la conexión de Google Drive se quita en la Base de Conocimiento. A partir de ahí la Plataforma deja de acceder a la cuenta.
• Recomendamos revocar el acceso también en Google, en Cuenta de Google → Seguridad → Aplicaciones de terceros con acceso a la cuenta: esto invalida de inmediato la credencial guardada por Simplafy.
• Para eliminar correos y archivos ya importados, usa las herramientas de eliminación de la Plataforma o el canal LGPD.

Simplafy Hub permite que un usuario conecte un asistente de IA — como ChatGPT, Claude u otro compatible con el protocolo MCP — para consultar información y ejecutar tareas en el Hub conversando. La conexión solo ocurre después de que el usuario inicia sesión en el Hub y autoriza al asistente en una pantalla del propio Simplafy, eligiendo la organización y lo que el asistente puede hacer. El asistente nunca alcanza más de lo que ese usuario ya alcanza en el Hub. Reglas completas en la página Simplafy MCP.

11.1. Datos que recopilamos por esta vía

• Registro del asistente: nombre informado por el propio asistente, direcciones de retorno de la autorización y permisos que puede solicitar.
• Autorización: qué usuario autorizó, en qué organización, con qué rol, qué permisos se concedieron y cuándo vence cada credencial. Las credenciales en sí no se guardan: guardamos solo un resumen criptográfico (hash) que permite reconocerlas.
• Registro de operaciones: por cada acción del asistente, guardamos qué credencial y usuario actuaron, la organización, la herramienta usada, si fue lectura o modificación, el resultado, la cantidad y los identificadores de los registros alcanzados (hasta 50 por operación), el momento y el tiempo de respuesta. De los parámetros enviados, guardamos solo identificadores, filtros y paginación — nunca texto libre, como observaciones o descripciones. El contenido de las respuestas enviadas al asistente no se guarda en este registro.

11.2. Para qué lo usamos

• Verificar, en cada llamada, que el asistente sigue autorizado y dentro de los permisos concedidos;
• Permitir que el usuario y la organización vean y revoquen las conexiones activas;
• Seguridad, investigación de abusos y rendición de cuentas a la organización sobre lo que se hizo en su nombre.

11.3. Compartición con el proveedor de IA

Los datos que el asistente consulte salen de Simplafy y van al proveedor de IA que el usuario eligió (por ejemplo, OpenAI, en el caso de ChatGPT). A partir de ahí, el tratamiento se rige por los términos y la política de privacidad de ese proveedor, que Simplafy no controla. Estos datos pueden incluir datos personales de contactos y clientes de la organización. No enviamos nada al proveedor además de lo que el asistente solicita en nombre del usuario.

11.4. Retención

• Credencial de acceso: vale 15 minutos y el asistente la renueva automáticamente.
• Credencial de renovación: vale hasta 30 días y se cambia en cada uso. La conexión se mantiene mientras el asistente se use dentro de ese plazo, hasta que se revoque.
• Registro de operaciones: 12 meses; después se elimina mediante una rutina diaria automática.

11.5. Cómo revocar

• En el Hub, en Configurações → Meu perfil → Meus assistentes (Configuración → Mi perfil → Mis asistentes), usa Revogar (Revocar) en la conexión deseada. El asistente pierde el acceso a partir de ahí, sin esperar a que venza la credencial.
• Los administradores de la organización pueden ver y revocar las conexiones de todos los miembros y limitar qué roles y áreas del Hub alcanzan los asistentes, en Configurações → Controle de assistentes (Configuración → Control de asistentes).
• El propio asistente también puede terminar la conexión por la dirección estándar de revocación (/api/oauth/revoke).
• Revocar detiene el acceso futuro, pero no alcanza los datos ya enviados al proveedor de IA: para esos, usa los controles y canales de ese proveedor. Para solicitudes sobre tus datos en Simplafy, usa el canal LGPD.

Simplafy Hub usa los YouTube API Services. Al conectar un canal de YouTube, la empresa cliente autoriza al Hub a, solo en las funciones que ella active:

• leer los videos, las listas de reproducción, los comentarios de los videos y los mensajes del chat en vivo del canal;
• publicar respuestas a comentarios y mensajes en el chat en vivo en nombre del canal;
• agregar videos del canal a listas de reproducción del canal;
• retener, publicar o rechazar comentarios, eliminar mensajes del chat en vivo y silenciar a participantes del chat por hasta 24 horas.

Cada función de escritura nace desactivada y la activa la propia empresa. El Hub registra quién la activó, cuándo y con qué cuenta de Google.

12.1. Qué guardamos

El identificador y el nombre del canal conectado; el token de acceso, cifrado; y los comentarios y mensajes recibidos, que quedan en la bandeja de entrada de la empresa como registro de la atención. No creamos métricas a partir de los datos de YouTube y no vendemos ni compartimos estos datos con terceros para publicidad.

12.2. Por cuánto tiempo

Los datos obtenidos de la API de YouTube que usamos solo para mostrar y responder se actualizan o eliminan en un plazo de hasta 30 días. El historial de atención es dato de la empresa cliente y sigue la retención de su cuenta.

12.3. Cómo desconectar y revocar

La empresa puede desconectar el canal en el Hub, en Integrações › Canais (Integraciones › Canales), en cualquier momento. También puede revocar el acceso en la página de seguridad de la cuenta de Google: https://security.google.com/settings/security/permissions. Al desconectar, eliminamos el token y los datos obtenidos de la API en un plazo de hasta 7 días.

12.4. Solicitud de eliminación

Quien comentó o escribió en el chat puede solicitar la eliminación de sus datos al canal o a Simplafy, mediante el contacto de la sección 13.

Al usar estas funciones, aceptas los Términos de Servicio de YouTube. La Política de Privacidad de Google está en https://policies.google.com/privacy.

Encargado del Tratamiento de Datos (DPO):

• Correo electrónico: [email protected]
• Dirección: SAUS Quadra 4, Bloco A, Sala 513, Asa Sul, Brasília/DF, Brasil
• Plazo de respuesta: 15 días corridos